IT-Due-Diligence: Ein Umsetzungsleitfaden

Die digitale Transformation, wirtschaftliche Unsicherheiten und steigende Innovationsanforderungen stellen mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die IT – nicht mehr als reine Serviceeinheit, sondern als strategischer Hebel für Effizienz, Resilienz und Wachstum. Doch wie lässt sich feststellen, ob die IT-Strukturen den Anforderungen der Zukunft gewachsen sind? Die Antwort liefert eine IT-Due-Diligence.

Was ist eine IT-Due-Diligence?

Eine IT-Due-Diligence ist ein strukturierter Analyseprozess, der die gesamte IT-Organisation eines Unternehmens aus technologischer, organisatorischer und kaufmännischer Perspektive bewertet. Ziel ist es, Transparenz über den Status quo zu schaffen und auf dieser Basis fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für Maßnahmen zur Kostenoptimierung, Qualitätssteigerung oder zur Stärkung der Innovationsfähigkeit.

Gegenstand und Ziele

Im Fokus stehen sowohl technische Systeme, Applikationen und Schnittstellen als auch Budgets, Investitionsstaus und externe Dienstleisterverträge. Ebenso werden Kompetenzen, Altersstrukturen und Skills der Mitarbeitenden untersucht. Dabei geht es nicht nur um Effizienzfragen, sondern auch um die Fähigkeit der IT, künftige Geschäftsstrategien zu unterstützen und Mehrwert für die Wertschöpfungskette zu liefern.

Gründe für eine IT-Due-Diligence

Unternehmen führen eine IT-Due-Diligence aus verschiedenen Anlässen durch:

• Rückläufige Umsätze oder Margen erfordern eine detaillierte Kosten- und Effizienzbewertung.

• Strategische Transformationen wie Carve-outs, M&A oder Outsourcing-Projekte machen Transparenz über IT-Strukturen notwendig.

• Digitale Geschäftsmodelle stellen neue Anforderungen an Agilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit der IT.

  
  

Vorgehensmodell in vier Phasen

Der Prozess einer IT-Due-Diligence gliedert sich in vier Schritte:

1. Bestandsaufnahme – neutrale Erhebung aller relevanten kaufmännischen, organisatorischen und technologischen Daten.

2. Analyse und Bewertung – Einordnung anhand von Kategorien wie IT-Kosten, Sicherheit, Kostenflexibilität, Risiken und Zukunftsfähigkeit.

3. Handlungsempfehlungen – Ableitung individueller Maßnahmen, abgestimmt auf Geschäfts- und Digitalstrategie.

4. Management-Report – strukturierte Zusammenfassung in Form von Bericht und Präsentation, die als Entscheidungsgrundlage dient.

   
   

Zentrale KPI

Um Ergebnisse messbar zu machen, werden unter anderem folgende Kennzahlen betrachtet:

• IT-Kostenquote (Anteil IT-Kosten am Umsatz)

• Sicherheitsvorfälle pro Jahr

• Kostenflexibilität (Fixkostenanteil)

• Ausfallzeiten kritischer Systeme

• Skill-Gap-Score (fehlende vs. benötigte Kompetenzen)

• Technologiealtlastenanteil

  
  

Diese KPIs ermöglichen eine objektive Einordnung der IT im Branchenvergleich und machen Optimierungspotenziale sichtbar.

Typische Herausforderungen

Die größte Schwierigkeit liegt in der Erhebung belastbarer Daten und der Akzeptanz innerhalb der Organisation. Häufig wird eine IT-Due-Diligence fälschlich als Misstrauensvotum interpretiert. Tatsächlich geht es jedoch um ein neutrales Bewertungsinstrument, das auch der IT-Leitung eine fundierte Basis für eigene Initiativen bietet.

Fazit

Eine IT-Due-Diligence ist kein formaler Pflichtakt, sondern ein strategisches Instrument, das Unternehmen Klarheit verschafft, Handlungsfelder aufzeigt und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellt. Gerade im Mittelstand kann sie den entscheidenden Unterschied machen – zwischen reaktivem Krisenmanagement und proaktiver Gestaltung neuer Geschäftsmodelle.

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